Freitag, 14. Juni 2024
iQMS Club-Treffen informiert über Innovationen
Im Vordergrund stehen diesmal das Risikomanagement in der Langzeitpflege sowie Möglichkeiten der Prozessautomatisierung mittels KI.
Rüdiger Niederer begrüsst die Gäste und stellt zwei neue Mitarbeiter:innen der BIG vor: Rebecca Singer ist seit März als Qualitätsbeauftragte an Bord und berät und unterstützt Unternehmen vor Ort bei der Implementierung und Umsetzung ihres Qualitätsmanagements. Jörg Gottschalk verstärkt das Team als Pflegeexperte seit April. In sein Aufgabengebiet fallen die Überprüfung der Pflegeeinstufungen in BESA und RAI sowie die Mitarbeitenden-Schulungen in diesen Themen. Nicht neu dazugestossen, doch in veränderter Position seit 1. Juni, stellt er Jessica Leichter als Bereichsleiterin QM sowie Bernd Austermann als neuen BiG Geschäftsführer vor.
Risikomanagement – eine zentrale Verantwortung der Unternehmensführung
Gastreferent Markus Buck informiert die Teilnehmenden über die Bedeutung, Erfordernis und Nutzen eines Risikomanagements in Langzeitpflege-Einrichtungen. Neben der Erfüllung formaler Voraussetzungen, Vorschriften und regulatorischer Vorgaben, weist er besonders auf die strukturierte und konsequente Reduktion verschiedener Risiken hin. Dazu gehören Gesundheits- und Sicherheitsrisiken, genauso wie Haftungsrisiken und finanzielle Risiken. Bei allen geht es um die frühzeitige Identifizierung, die Analyse und Bewertung der Risiken anhand eines Risikokatalogs, deren Priorisierung sowie die Entwicklung geeigneter Gegenmassnahmen und Kontrollen, um den Risiken dadurch vorausschauend und nachhaltig zu begegnen. Ein besonderes Augenmerk richtet Markus Buck darauf, dass das Risikomanagement übergeordnet zwar in der Verantwortung des Verwaltungs- bzw. Stiftungsrats und der Geschäftsleitung liegt, jedoch alle Mitarbeitenden eines Unternehmens eingebunden werden müssen und die Unternehmenskultur darauf ausgelegt sein soll, in der Adressierung dieser strategischen Themen einen offenen Austausch zu pflegen. In diesem Zusammenhang stellt er das Drei-Linien-Modell (3 lines of defense) vor und geht auf den Risikomanagement-Prozess im Unternehmen ein.
«Mir geht es heute in erster Linie darum, das Bewusstsein für das Risikomanagement und dessen Bedeutung zu schaffen. Risiken zu erkennen und planvoll und risikomindernd damit umzugehen, ist eine sehr wichtige unternehmerische Aufgabe. Nicht nur weil sie vom Gesetzgeber eingefordert wird, sondern weil sie auch einen signifikanten Nutzen für die Institution bietet.»
Markus Buck, Geschäftsführer Haus Tabea in Horgen, Spezialist für Risikomanagement
iQMS-Modul «Risikomanagement» bietet optimale Unterstützung
Jessica Leichter, Verantwortliche für den Bereich Qualitätsmanagement bei der BiG, knüpft an das Thema von Markus Buck an und stellt das neue iQMS-Modul «Risikomanagement» vor. Das Modul bietet Unternehmen die optimale Plattform, um ihr Risikomanagement und daraus resultierende Prozesse digital abzubilden. Dabei werden die verschiedenen Prozessschritte – von der Definition eines Riskos, über die Bewertung, die Dokumentation bestehender Kontrollen, die Festlegung risikoreduzierender Massnahmen, deren Umsetzung und der anschliessenden Neubewertung des Risikos – vollständig und revisionssicher in iQMS abgebildet. Ein vorgenommenes Risiko-Rating bewertet die einzelnen Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und potenziellem Schaden. Alle identifizierten Risiken werde ausserdem in der Risikomatrix übersichtlich dargestellt und geben anschaulich Auskunft über das gesamte Risikopotenzial. In der ausführlichen Risikotabelle sind die Details zu den Einzel-Risiken ersichtlich. Hier können auch verknüpfte Prozesse und Dokumente aus dem iQMS gesehen und einfach aufgerufen werden. Zudem können die Risiken in dieser Übersicht nach verschiedenen Parametern gefiltert werden. Die Nutzung des Moduls Risikomanagement stellt sämtliche Risiken der Institution auf einen Blick dar, unterstützt bei der Definition und Umsetzung von Massnahmen zur Risikominimierung und leistet somit einen wesentlichen Beitrag, um Schadenseintritte zu vermeiden.
Wie künstliche Intelligenz in der Langzeitpflege unterstützen kann
Mit dem zweiten Schwerpunktthema «Prozessautomatisierung durch künstliche Intelligenz in Institutionen der Langzeitpflege» betreten nahezu alle Teilnehmenden Neuland. Bernd Austermann stellt anschaulich dar, wie «BiGi» in entsprechenden Institutionen eingesetzt werden und so Mitarbeitende von repetitiven administrativen Arbeiten entlasten kann.
BiGi ist eine sogenannte kognitive künstliche Intelligenz und führt ausschliesslich Arbeiten und Prozessschritte durch, die man ihr zuvor beigebracht hat. BiGi kann dabei alle Tätigkeiten am PC erledigen, die auch ein Mensch durchführen kann. Die BiGi-Software wird hierfür lokal auf einem Rechner der Institution installiert (on-Premise) und arbeitet somit datenschutzkonform auf den Systemen der Institution.
Am Beispiel eines Prozesses im Unternehmenscontrolling stellt Bernd Austermann im Video dar, wie BiGi Zeit und Ressourcen schont und Mitarbeitende – in diesem Fall den/die Controller/in – entlastet.
Für ein Monats-Reporting müssen Daten aus unterschiedlichen Systemen in einem Reporting zusammengefasst werden. Diese Daten stammen beispielsweise aus dem zentralen ERP-System (z.B. NEXUS oder Lobos), und diversen Zusatzprogrammen z.B. zur Personaladministration und Zeiterfassung, oder aus BESA bzw. RAI. Die Systeme sind oftmals nicht miteinander verbunden, da entsprechende Schnittstehlen fehlen oder zu teuer in der Programmierung und den Updates sind. BiGi übernimmt die Aufgaben vollständig automatisiert innerhalb kürzester Zeit, nachdem man die einzelnen Prozessschritte zuvor einmal definiert hat, vom Einloggen in die Systeme, über die Datenübertragung bis hin zum Versand des Reportings an die jeweiligen Empfänger.
Wie das genau abläuft, sehen Sie unten eingebundenen Video.
Das Potenzial von BiGi konnte bereits erste Kunden überzeugen und die Pilotprojekte starten in Kürze. BiG wird über die Ergebnisse berichten.
Business Lunch mit Netzwerk-Gelegenheit
Last but not least war natürlich beim Business Lunch ausgiebig Gelegenheit zum Networken. Es wurden neue Kontakte geknüpft und bestehende Kontakte intensiviert. Ein herzlicher Dank an dieser Stelle auch an das Gastro Team des Alterszentrums Im Grüt, für die exquisite Speisenauswahl und den freundlichen Service.