Dienstag, 24. Januar 2023

Warum externe Unterstützung?

Schon vor der Pandemie hatte sich das Sternenhof-Team auf die Suche nach einem effizienten QM-Tool gemacht und war bei BiG mit dem iQMS fündig geworden. Die Einführung des Tools nahm damals aber noch nicht die gewünschte Fahrt auf, und die Pflege des bestehenden QMs kam ins Stocken. So entschied sich die Sternenhof-Leitung, das Produkt „QM als Dienstleistung“ in Anspruch zu nehmen. Wie unsere QM-Beauftragte vor Ort vorgegangen ist, erfahren Sie hier.

Wo stehen wir und wohin wollen wir?

Der Fokus der ersten zwei Monate lag auf der Überprüfung der aktuellen QM-Prozesse und den Bedürfnissen und Ansprüchen an eine Optimierung. Gemeinsam mit dem Sternenhof-Projektteam, das sich aus der Gesamtleitung, der Projekt-/ Organisationsentwicklung und der Koordinatorin Betreuung und Pflege zusammensetzte, definierte Yvonne Fischer die Parameter für das iQMS-Tool. 

«Bemerkenswert war für mich, wie „vergleichsweise“ weit der Sternenhof bereits in seiner Q-Dokumentation und insbesondere in seiner spürbaren Q-Haltung war – eine wertvolle Grundlage. Aber definierte Qualität bedeutet noch nicht, dass sie auch umgesetzt wird.»

Yvonne Fischer, BIG QM-Beauftragte

«Strukturen und Zuständigkeiten waren bisher nicht immer ganz klar, Doppelspurigkeiten könnten vermieden werden – dies werden wir in der weiteren Entwicklung klar definieren.»

Brigitte Sigrist, Koordination Betreuung und Pflege, Sternenhof

Kader an Bord holen

Am Kadertag führte Yvonne Fischer das gesamte Sternenhof-Kader in die neue gemeinsame Q-Sprache und den Soll-Zustand des Qualitätsmanagements ein. Es wurde deutlich, dass ein schlankes, aktuelles QM wegweisend für eine resiliente Zukunft ist.  

Power-User sind die neuen Tool-Expert*innen

In einem nächsten Schritt wurden weitere Leitungspersonen und Power-User mit der Q-Aufbau-/Ablauforganisation vertraut gemacht und ins iQMS-Tool eingeführt. Nach einem letzten Follow-up in Form einer Vertiefung der Anwenderkenntnisse, sind es dann die Power-User selbst, die ihre Teamkolleg*innen sowie neu eintretende Mitarbeitende ins iQMS einführen. Die Reaktionen auf das Tool sind durchwegs sehr positiv – quer durch alle Teams. 

«Das iQMS ist einfach zu bedienen und erleichtert meinen Tagesablauf. Ich habe einen besseren Überblick und sehe, wo zusätzliche Unterstützung gebraucht wird.»

V. Oruclar, Leitung techn. Dienst & Hauswirtschaft, Sternenhof

«Ich finde das Tool super, es klappt hervorragend.»

P. Grollimund, Leiterin Betreuung & Pflege, Wohngruppen Luzernerring, Sternenhof

«Das iQMS wird in meinen Augen die Zusammenarbeit auch interdisziplinär fördern und vereinfachen.»

B. Sigrist, Koordination Betreuung & Pflege, Sternenhof

Projekt-Abschluss ist Startschuss für den PDCA-Zyklus

Mit der Einführung des gesamten Q-Teams ins iQMS ist das Projekt „Aufbau und Einführung QM Sternenhof“ abgeschlossen. Ab März 2023 wird die Q-Kommission erstmals ordentlich tagen, der PDCA-Zyklus kann beginnen, und Yvonne Fischer begleitet als Qualitätsbeauftragte den weiteren Auf- und Ausbau des QMs im Sternenhof. Die abnehmende Intensität der Begleitung widerspiegelt sich auch im Pensum der BiG Q-Beauftragten: War zu Beginn ein Pensum von 35% sinnvoll, reichen nun 20% aus. Mit der anhaltenden Begleitung ist sichergestellt, dass der Prozess, der nun Fahrt aufgenommen hat, auch nachhaltig im Betriebsalltag gelebt und regelmässig überprüft wird. 

«Toll, wie du uns Schritt für Schritt unterstützt, damit das Projekt weiterläuft und nicht versandet.»

B. Sigrist, Koordination Betreuung und Pflege, Sternenhof

«Ich erlebe deine Begleitung als sehr gewinnbringend und eigentlich unerlässlich. (…) Ich hoffe sehr, dass wir den bereits entstandenen Schwung erhalten können und es uns gelingt, die Prozesse nach und nach miteinander aufzugleisen.»

I. Tyroller, Organisations- und Projektentwicklung, Sternenhof