Montag, 18. September 2023

iQMS Clubmitglieder wissen mehr

BiG fördert den Kontakt unter den Nutzer:innen von iQMS in Form von regelmässigen Zusammenkünften. Dabei informieren wir über Neuerungen und bieten einen ungezwungenen Rahmen für den Austausch von Erfahrungen, Konzepten oder Prozessdokumentationen. 
Das September-Treffen findet zum zweiten Mal in diesem Jahr im Alterszentrum im Grüt in Mellingen statt. Besten Dank an Zentrumsleiterin Johanna Hutzler für die Gastfreundschaft und das feine Mittagessen.

Bei diesem Club-Treffen stehen zwei Gastreferate im Mittelpunkt. Beide Themen – interne Audits und ICT-Strategie – bilden wichtige Grundlagen für den nachhaltigen Erfolg von Gesundheitsinstitutionen. Die Experten veranschaulichen, wie man die Prozesse angeht, räumen mit Vorurteilen auf und erläutern, wie aus vermeintlich “mühsamen Pflichten” effektive Werkzeuge werden. 

Interne Audits – mühsame Pflicht oder wirksames Tool?

Dario Schlegel, QM-Coach und Geschäftsführer von Erfolgsmanufaktur, führt durch das Thema “interne Audits”. Sein Vortrag umfasst Ziele, Ablauf und praxisorientierte Tipps. Er weist darauf hin, dass “Audit” vom lateinischen “audire/hören" kommt. Die Aufgabe eine Auditors ist also insbesondere das Zuhören, um allfällige Abweichungen zwischen Theorie und Praxis festzumachen. Diese Schwachpunkte sind Anlass, Verbesserungen des Management-Systems zu ermöglichen – und nicht, um Mitarbeitende zu kontrollieren oder blosszustellen. 

Der Ablauf eines Audit-Prozesses beginnt mit einer sorgfältigen Planung: welche Schwerpunkte, Prozesse, Abläufe oder Abteilungen stehen im Fokus? An dieser Stelle müssen auch die Verantwortlichkeiten und die Schritte nach dem Audit geklärt werden. Für die Durchführung gibt es keinen universellen Plan – der Ablauf ist abhängig von der betrieblichen Situation und der geltenden Norm. Die wichtigste Arbeit findet nach dem Audit statt: nur eine sorgfältige Auswertung und Nachbearbeitung ermöglicht die Ableitung und Umsetzung konkreter Massnahmen zur Verbesserung der aufgedeckten Potenziale. 

Als Auditor und QM-Coach verfügt Dario Schlegel über viel praktische Erfahrung, die er mit den Clubmitgliedern teilt. Er betont die Chance, als Auditor Brücken zu bauen, welche die ganze Institution weiterbringen. Deshalb ist es auch so wichtig, die auditierten Personen in die Ideenfindung für Verbesserungen mit einzubeziehen. 

Erfolgreiche ICT-Strategien – Kosten im Griff, Digitalisierung im Fokus

Patrick Ruckstuhl, Wirtschaftsinformatiker und Geschäftsführer von Bitfee, vermittelt im zweiten Inputreferat praxisorientierte Einblicke ins Thema ICT-Strategie. (Das Kürzel ICT steht übrigens für Information and Communication Technology.)

Eine Voraussetzung für eine erfolgreiche ICT-Strategie ist, dass sie mit den übergeordneten Geschäftszielen und -strategien verknüpft ist. Das erfordert enge Abstimmungen mit der Geschäftsführung/VR und eine Einbindung aller Interessengruppen, also auch der Mitarbeitenden und Kunden. Auch hier gibt es bei der Entwicklung kein universaler Weg – dieser ist immer individuell und integrativ. Die Strategie dient letztlich als Werkzeug, um die Kosten in den Griff zu kriegen und die Digitalisierung zu adressieren. 

Patrick Ruckstuhl weist darauf hin, dass sich die Institutionen unbedingt einen Überblick verschaffen sollen, wo sie heute stehen. Meist geht es darum, die Betriebe erst einmal in die Gegenwart zu holen, bevor man sich mit zukunftsorientierten Möglichkeiten der Digitalisierung auseinandersetzen kann. 

Wie eine solche Strategie entstehen und aussehen kann, wird anhand des konkreten Beispiels von Glarus Süd Care veranschaulicht. Zum Thema Kosten rät er: “Betrachten Sie IT als Enabler und nicht nur mit der Kostenbrille. Der Hebel für die Nutzenoptimierung ist viel grösser als jener für Kostensenkungen.”