Dienstag, 9. Januar 2024
«Mit iQMS kann ich die Qualität steuern und messen – ein wesentlicher Faktor für den langfristigen Unternehmenserfolg.»
iQMS ist die von BiG entwickelte Lösung für das digitale Dokumenten- und Qualitätsmanagement. Die Applikation wird seit Jahren von zahlreichen Institutionen im Gesundheitswesen genutzt und kontinuierlich weiterentwickelt. Wie muss man sich die Arbeit mit dem Tool vorstellen? Wie hat sich iQMS auf den Betrieb, die Abläufe und die Reportings ausgewirkt? In welcher Relation stehen Anfangsinvestition und langfristiger Nutzen? Wir fragen bei zwei unserer KundInnen nach, die in unterschiedlichen Betriebsgrössen mit iQMS arbeiten.
Rahel Zgraggen, Leiterin der Pflegewohngruppe Römerstein in Holziken mit 10 Betten und rund 15 Mitarbeitenden, arbeitet seit 18 Jahren mit iQMS.
Michael Rosenberg, Leiter des Zentrums Passwang in Breitenbach sowie des Seniorenzentrums Rosengarten in Laufen, ist seit sechs Jahren iQMS-Anwender. Die beiden Institutionen umfassen rund 100 Betten und 160 Mitarbeitende.
Mit welchen Herausforderungen sahen Sie sich vor iQMS konfrontiert?
R. Zgraggen: Ich habe den Betrieb im Jahr 2002 übernommen, da waren die relevanten Geschäftsprozesse und Abläufe nicht schriftlich definiert. Das heisst, wir konnten sie weder reflektieren noch messen. Es fehlte an Daten und auch an einem Gesamtüberblick. Als dann die Vorgaben des Kantons bekannt wurden, haben wir 2005 bei einem Pilotprojekt des Kantons mitgemacht. Ich bin allein verantwortlich für die Leitung und decke viele Funktionen und Aufgaben ab – auch das Qualitätsmanagement. Zu der Zeit bin ich auf BiG gestossen und habe mit Rüdiger Niederer einen Sparring Partner gefunden, der mich mit seinem Fachwissen sehr gut beraten und unterstützt hat. Seither entwickeln wir das QM laufend weiter.
M. Rosenberg: Wir arbeiten schon seit rund 15 Jahren mit einer Software, mit der wir Dokumente verwalten und unsere Buchhaltung führen. Diese beinhaltet aber kein QM-Tool. Deshalb haben wir vor rund sechs Jahren aktiv nach einer Ergänzung in diesem Bereich gesucht und mit iQMS gefunden.
Was schätzen Sie besonders an der Arbeit mit iQMS?
M. Rosenberg: Wir profitieren sehr davon, dass nur noch die aktuellen Dokumente im Umlauf sind. Zudem ist es sehr übersichtlich, da alle QM-relevanten Dokumente auf einer Plattform abgelegt sind. Die Suche gestaltet sich einfach, man findet die gesuchten Dokumente schnell. Insgesamt empfinde ich iQMS als sehr benutzerfreundlich und einfach in der Handhabung.
«Wir profitieren sehr davon, dass nur noch die aktuellen Dokumente im Umlauf sind.»
Michael Rosenberg, Zentrumsleitung Passwang/Rosengarten
R. Zgraggen: Ich bin iQMS-Nutzerin erster Stunde – habe also mit allen Versionen gearbeitet. Mir gefällt, dass die Applikation sehr überschaubar, klar strukturiert und einfach ist. Beim Aufbau des iQMS habe ich enorm profitiert von den Vorlagen und der Beratung. Der Betriebsalltag hat sich dadurch verändert, denn alle Mitarbeitenden finden in kürzester Zeit, wonach sie suchen und setzen die Abläufe konsequent und konstant um. Das schätzen auch unsere Mitarbeitenden sehr. Der Aufwand für Einarbeitungen und Übergaben ist seither viel kleiner geworden.
Die Pflegewohngruppe Römerstein in Holziken bietet seit über 20 Jahren betreutes Wohnen für ältere Menschen an.
«Wir leben im Alltag die Prozesse, die wir abgebildet haben.»
Rahel Zgraggen, Leitung Pflegewohngruppe Römerstein
Sie leiten einen grossen Betrieb mit zwei Standorten und rund 100 Betten, Herr Rosenberg. Inwiefern unterstützt Sie iQMS dabei?
M. Rosenberg: Wir haben aufgrund der zwei Standorte auch zwei Masken, die das jeweilige Haus abbilden. Viele Dokumente und Richtlinien gelten aber für beide Häuser. Die Mitarbeitenden finden sich also gut zurecht – sei es, sie suchen nach hausspezifischen Unterlagen oder nach übergreifend gültigen.
«Auf das iQMS können unsere Mitarbeitenden überall zugreifen, unabhängig davon, in welchem Haus sie gerade tätig sind, ob sie unterwegs sind oder im Home-Office.»
Michael Rosenberg, Zentrumsleitung Passwang/Rosengarten
Frau Zgraggen, Sie leiten eine kleine, familiäre Institution mit zehn Betten – wie nutzen Sie iQMS in dieser Grössenordnung?
R. Zgraggen: Wir sind mittlerweile sehr gut aufgestellt mit dem QM. Bei uns braucht es nicht so viel, wir müssen eher schauen, dass wir die bestehenden Prozesse und Dokumente konsequent pflegen und weiterentwickeln. iQMs ist bei uns nur auf zwei Arbeitsplätzen installiert: am einen bearbeite ich die Dokumente, am anderen laden die Mitarbeitenden die gesuchten Dokumente herunter. Auch das Verbesserungswesen nutzen sie, da bringen sie sich gerne aktiv ein.
Wie einfach oder anspruchsvoll war es rückblickend, mit iQMS zu starten?
M. Rosenberg: Wir mussten anfangs ziemlich viel Zeit aufwenden, bis wir alle Dokumente und Prozesse im iQMS erfasst hatten. Das war für uns auch ressourcentechnisch etwas problematisch, da die damals zuständige Person den Betrieb verlassen hatte. Aus heutiger Sicht würde ich empfehlen, die Einführung von einer QM-Verantwortlichen von BiG begleiten zu lassen – dann ist man auf der sicheren Seite, dass es auch baldmöglichst funktioniert. Die technische Installation war übrigens relativ einfach, auch das Einrichten. Das ist nicht anders als bei anderen Cloud-Lösungen.
«Aus heutiger Sicht würde ich empfehlen, die Einführung von einer BiG QM-Verantwortlichen begleiten zu lassen.»
Michael Rosenberg, Zentrumsleitung Passwang/Rosengarten
R. Zgraggen: Als wir vor 18 Jahren angefangen hatten, war noch viel Papier involviert, das ist heute vielleicht anders. Der Aufwand, alle Prozesse erstmal aufzugleisen, abzustimmen und abzubilden, war gross. Da habe ich von den Vorlagen sehr profitiert.
Wo gibt es Ihrer Meinung nach noch Optimierungsbedarf beim iQMS?
M. Rosenberg: Mit Version 2 bin ich sehr zufrieden, ich sehe momentan nichts, das man noch verbessern könnte.
«Es macht Spass, mit iQMS zu arbeiten – das ist ja auch sehr wichtig!»
Michael Rosenberg, Zentrumsleitung Passwang/Rosengarten
R. Zgraggen: Ich glaube das Optimierungspotenzial liegt eher bei mir, in der konsequenten Anwendung des Tools. QM ist ein andauernder Prozess, bei dem auch die relevanten Dokumente regelmässig geprüft und überarbeitet werden müssen. Für diese konsequente Pflege fehlt mir manchmal die Zeit. Das liegt aber eher an unserer Organisation.
Würden Sie iQMS anderen Institutionen empfehlen?
M. Rosenberg: Ja, ich empfehle iQMS jeder Pflegeinstitution, egal welcher Grösse. Wie bereits erwähnt, am besten mit Support von Seiten BiG bei der Einführung. Es sei denn, man verfügt über eine Person, die in einem hochprozentigen Pensum für das Qualitätsmanagement verantwortlich ist und den Lead übernehmen kann. Es braucht ein gewisses Fachwissen – wer das nicht im Haus hat, soll sich lieber unterstützen und beraten lassen. Wer es dann trotzdem allein machen will, legt finanziell nur drauf. Das Projekt dauert immer länger und die Bereitschaft der Mitarbeitenden nimmt mit der Zeit spürbar ab. Wenn das QM mit iQMS mal läuft, kann man es längerfristig auch selbst bewerkstelligen. Es braucht einfach jemanden, der Affinität und Erfahrung in diesem Bereich hat – dann ist es erfolgreich.
Das Zentrum Passwang besteht aus dem Gesundheitszentrum SANA, mit integrierter Langzeit- und Übergangspflege und dem Haus CURA, spezialisiert auf die Pflege und Betreuung demenzkranker Menschen.
«Ich empfehle iQMS jeder Pflegeinstitution, egal welcher Grösse.»
Michael Rosenberg, Zentrumsleitung Passwang/Rosengarten
R. Zgraggen: Auf jeden Fall! Ich habe iQMS schon einigen Institutionen empfohlen. Dank iQMS kann man rechtzeitig eingreifen, bevor etwas schiefläuft. Man ist also selbst am Steuer, kann proaktiv die Richtung vorgeben und muss nicht reagieren, wenn es bereits Probleme gibt. Ich arbeite schon seit 18 Jahren damit und habe richtig Freude daran.
Was ich auch sehr schätze, ist der beratende und begleitende Support, den man von BiG in Anspruch nehmen kann, abgesehen vom Tool iQMS. So hat mich schon zwei Mal eine QM-Fachperson von BiG bei einem Audit begleitet – bei der Vorbereitung und als Zuhörerin während dem Audit. Diese professionelle Unterstützung hat mir den Rücken gestärkt, viel Arbeit abgenommen und war sehr bereichernd für mich. Das werde ich sicher wieder in Anspruch nehmen.
«Mit iQMs kann ich die Qualität messen und steuern – ein wesentlicher Faktor für den langfristigen Unternehmenserfolg.»
Rahel Zgraggen, Leitung Pflegewohngruppe Römerstein
Inwiefern profitieren Sie als Betriebsleitung vom iQMS?
M. Rosenberg: Wir sind dank iQMS sehr gut vorbereitet auf Aufsichtsbesuche. Mit unseren Dokumenten sind wir immer à jour. Und ich kann mich dank iQMS darauf verlassen, dass nur freigegebene, aktuelle Unterlagen mit dem aktuellen Corporate Design im Umlauf sind. Die Arbeit mit den Modulen, z.B. das Eintrittsmanagement oder das Verbesserungswesen, entlastet unseren Alltag und die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Bereichen zusätzlich.
«Wir sind dank iQMS sehr gut vorbereitet auf Aufsichtsbesuche.»
Michael Rosenberg, Zentrumsleitung Passwang/Rosengarten
Nahmen Sie den technischen Support in Anspruch?
M. Rosenberg: Wir benötigten eher konzeptionellen und strategischen Support beim Aufbau in der Anfangsphase; technischer Support war kaum nötig.
R. Zgraggen: Früher habe ich den Support noch ab und zu benötigt. Das ist mit der aktuellen Version kaum mehr der Fall. Falls man den Support braucht, ist er immer sehr schnell zur Stelle und die Betreuung ist sehr kompetent.
«Ich habe ausschliesslich positive Erfahrungen mit dem Support gemacht.»
Rahel Zgraggen, Leitung Pflegewohngruppe Römerstein
iQMS fördert gezielt den Kontakt unter den Nutzerinnen und Nutzern. Als iQMS-Club-Mitglied profitiert man von regelmässig stattfindenden Treffen und hat Zugriff auf die im Netzwerk gesammelten Dokumente und Vorlagen. Nutzen Sie die Angebote des iQMS-Clubs?
R. Zgraggen: Ich bin gerne bei den Treffen dabei und habe auch schon von der Dokumentensuche profitiert, indem ich auf eine konkrete Anfrage Unterlagen und Antworten erhalten habe.
M. Rosenberg: Ja, bei den Club-Treffen bin ich, wenn möglich, immer dabei. Ich schätze den Austausch im Netzwerk und die spannenden Themen, die präsentiert werden.
«Ich finde den iQMS-Club eine tolle Sache und möchte die Treffen nicht missen.»
Michael Rosenberg, Zentrumsleitung Passwang/Rosengarten
Nutzen Sie iQMS für das kantonale Reporting?
M. Rosenberg: Wir nutzen das iQMS im Rahmen von Qualivista. Bei den Audits sind die Verknüpfungen im iQMS ein grosser Gewinn.
R. Zgraggen: Ja, ich mache das Reporting mit iQMS. Früher haben wir einen Link aus dem iQMS an die Auditoren geschickt, heute laden wir die Dokumente aus dem iQMS in deren Cloud.
Wie beurteilen Sie das Preis-Leistungsverhältnis bei iQMS?
M. Rosenberg: Wenn man das iQMS nutzt und es zum Fliegen kommt, ist es gut. In unserem Fall nutzen wir’s, da stimmt es. Am Anfang wird man investieren müssen, aber dafür funktioniert es langfristig auch.
R. Zgraggen: iQMS ist ein sehr wertvolles System. Es hat mir sehr viel erleichtert und abgenommen.
«Für mich war iQMS von Anfang an jeden Franken wert.»
Rahel Zgraggen, Leitung Pflegewohngruppe Römerstein