Donnerstag, 1. Juni 2023

Prozessmanagement – was bringt's?

1. Organisationsübergreifend führen
In einem Unternehmen bestehen eine Vielzahl von zusammenhängenden Aufgaben, welche über alle Abteilungen hinweg verbunden sind. Nur ein prozessorientierter Ansatz schafft eine ganzheitliche Betrachtung der Abläufe und ermöglicht eine organisationsübergreifende Unternehmensführung. 

2. Klarheit schaffen
Durch die Dokumentation der Prozesse und der dazugehörigen Dokumente wie Checklisten, Formulare und Konzepte werden Arbeitsschritte, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten über die Bereiche und Abteilungen hinaus definiert. Nahtstellen, Verbesserungspotentiale und Doppelspurigkeiten werden sichtbar. 
 

3. Effizienter werden  
Die so entstandenen klaren Aufgabenstellungen und Zuständigkeiten erleichtern den Mitarbeitenden ihre Arbeit und ermöglichten eine schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitenden. 

«Richten Sie als erstes einen klaren Fokus auf den gewünschten Prozess. So vermeiden Sie, dass sie sich verzetteln oder in verschiedenen Aufgaben verlieren.»

Johanna Lötscher, BiG Q-Beauftragte

Das Vorgehen in fünf Schritten

1. Prozess identifizieren und abgrenzen
a)   Prozess-Zweck und -Ziel: Wozu dient der Prozess?
b)   Auslöser und Ergebnis: Wo startet der Prozess, wo endet der Prozess? 
c)   Schnittstellen: welche Bereiche / Abteilungen sind involviert? Welche Prozesse sind vor- oder nachgelagert?
d)   Kunden: Wer sind sie, welche Erwartungen haben sie?

2. Prozess-Workshop mit dem Prozessteam durchführen

a) Prozess und Abgrenzung vorstellen
b)  Ist-Prozess visualisieren (s. Brown-Paper Methode)
c)  Ist-Prozess analysieren: Verbesserungspotentiale identifizieren, Massnahmen definieren
d)  Soll-Prozess konzipieren und dokumentieren

3. Verbesserungspotentiale und Massnahmen realisieren

4. Prozess einführen, implementieren und systematisch umsetzen

5. Prozess betreiben, steuern, sicherstellen und optimieren
a)   Interne Audits und Assessments durchführen
b)   Regelmässige Sitzungen mit dem Prozessteam oder dem Q-Zirkel durchführen
c)   bei Bedarf mit Kennzahlen messen
d)   bei Bedarf Prozess anpassen oder neugestalten

«Bilden Sie das Prozessteam aus Vertreter:innen aller am Prozess beteiligten Abteilungen. Nur so können alle Aufgaben und die Details, auf die es ankommt, im Prozess identifiziert, optimiert und nachhaltig umgesetzt werden.»

Johanna Lötscher, BiG Q-Beauftragte

Prozesse abbilden – was es zu beachten gilt

Mut zur Lücke: Führen Sie die einzelnen Arbeitsschritte nicht zu detailliert auf. Falls möglich fassen Sie zusammengehörende Tätigkeiten zusammen und ergänzen sie bei Bedarf in Form einer Checkliste.

Klarheit: Stellen Sie bei der Gestaltung sicher, dass sich die Prozessflüsse nicht kreuzen.

Workshop – aber wie? Weshalb die Brown Paper-Methode überzeugt

Prozess für alle sichtbar machen: Sie erarbeiten mit Hilfe von Klebezetteln und dicken Stiften auf braunem Packpapier (Brown Paper) gemeinsam ein Abbild des Prozesses.

Die gemeinsame Arbeit justieren und finalisieren: Während der Diskussion mit den Teilnehmenden über die Abläufe und Tätigkeiten werden die Klebezettel unkompliziert verschoben, bis es die Ist- resp. Soll-Situation abbildet.

Wie die gemeinsam erarbeitete Soll-Situation eines Prozesses aussehen kann, zeigt das nachfolgende Beispiel. Johanna Lötscher hat gemeinsam mit dem Prozessteam von Glarus Süd Care die künftige «Personalakquise» erarbeitet. 

«Im Workshop wurden Ideen gesammelt für die optimale Einführung neuer Mitarbeitenden: von der Vorbereitung über den ersten Arbeitstag bis zur Integration. Ich finde es super, wenn dieses Thema professionell strukturiert und organisiert wird. Alle haben sich eingebracht und die Ideen sind nur so gesprudelt. Überrascht hat mich, dass die drei Häuser das Thema bis anhin nicht einheitlich gehandhabt haben. Toll, dass dies nun in Angriff genommen wird, inklusive Spitex.»

Marlen Marti-Fux, Administration, Spitex Glarus Süd Care